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地产信息管理制度汇编地产信息化建设篇一
通过对沟通管理、信息管理、数据管理,及时、准确地收集、传递及反馈有关信息,开展数据统计和分析,识别改进的机会,确保质量管理体系持续的适宜和有效。
3.1总经办是本公司信息和数据分析的管理归口部门。负责有关质量管理体系的信息管理、外部有关信息数据收集和分析管理。
3.2各职能部门根据其职能管辖范围,收集和分析相关信息、数据,并实施管理。
4.1沟通管理
4.1.1总经办是公司信息管理中心,依此建立的信息网络构成了内、外部沟通的系统,通过内外部沟通实现本公司质量管理活动。
4.1.2各部门负责按本规定要求,开展内外部沟通活动,实施信息管理和数据分析、处理和利用。
4.1.3内部沟通
a)内部沟通的形式:
内部网络--发布共享信息,实现行政、业务管理沟通;
表式文件沟通--公司的表式文件根据其作用不同,可分为业务报表和体系表式二大类,执行《记录控制程序》的要求,各职能管理部门负责设计并规定业务报表及其传递要求,实现业务和体系信息的沟通和传递。
4.1.4外部沟通
通过外部沟通,了解和掌握顾客的需求、市场需求和市场动态,并及时将顾客的需求转化为对服务质量控制的要求。
4.2信息
信息是以事实为依据,实施质量管理、进行决策的基础资源,信息由量化信息和非量化信息构成。
4.2.1信息源的分类
a)内部信息源:来自公司内部的信息;(管理活动、内部沟通的信息)
b)外部信息源:来自公司外部相关方的信息(供方、顾客、合作者或社会等方面的信息)。
4.2.2外部信息主要包括:
a)法律、法规及行政管理部门的信息;
b)市场情报和业内动态的信息;
c)相关方的信息:
供方的信息(物资供方、施工方、提供服务供方的资信、能力、业绩)
投资商、业主、社会的信息(需求、期望、社会发展及趋势)
d)顾客对本公司提供的工程产品、营销服务的评价信息(顾客满意、顾客投诉、顾客建议)。
4.2.3内部信息主要包括:
a)公司质量方针质量目标贯彻、实施方面的.信息;
b)质量管理体系运行方面信息(内审、管理评审);
c)工程产品质量的监测及其分析、处置方面的信息;
d)营销服务过程及服务质量的监测及其分析、处置方面的信息;
e)开发项目调研、策划方面的信息;
f)工程产品特性、服务特性实现及其开发策划方面的信息;
g)工程产品质量动态、销售动态分析及其控制方面的信息;
h)持续改进,纠正和预防措施及实施方面的信息;
j)人力资源管理方面的信息。
4.3信息的管理
4.3.1各职能管理部门负责收集各自职责范围内相关的信息。
4.3.2信息的识别
a)信息的形式可以是书面材料及其他介质形式;
b)对收集的信息,收集部门应进行核证,把由于人为原因造成的失真信息筛选剔除,保证传递信息的真实性。
4.3.3信息的分类
根据信息的特征及其对质量活动的影响程度,信息可分为常规信息和异常信息。
a)异常信息
重大的工程质量、安全事故:(包括施工单位)
突发性事件且构成对公司的声誉和形象影响的事件;
违反有关管理规定构成的责任事故(质量、安全);
顾客投诉或抱怨并已构成严重不合格事件;
体系发生严重不合格。
b)常规信息
经营活动、质量活动中获取的大量的非异常信息。
4.4信息的受理和处置
4.4.1常规信息的受理和处置
c)信息的沟通和传递
横向传递的信息:经部门负责人审核后按质量活动规定的沟通渠道,在相关部门间交流。
4.4.2异常信息的受理和处置
由信息获取部门编制'信息单':
a)顾客投诉--报营销部受理处置;
d)异常信息的全部处置资料必须报总经办备案。
4.5数据分析
数据即量化信息。对量化信息的开发和利用,应采用数理统计技术,从中寻找数据变化的规律。
4.5.1数据的范围
数据主要来自对市场的调研和预测、体系运行过程的监视和分析、工程建设管理营销过程的监测和分析、工程产品和服务结果的监测及分析、顾客反馈的统计和分析等活动。
4.5.2数据的收集
通过信息网络渠道,系统地收集数据,应做到:准确、完整、及时。使数据能如实地反映客观事实的特征及变化情况,便于及时分析、有效地确定并采取改进措施。减少或避免损失。
4.5.4数据的分析和利用
b)销售趋势以及对营销策略的调整;
d)质量意识、经营理念与市场规律的符合性,以及企业文件建设;
e)持续改进的有效性的必要性;
f)对供方控制的有效性,以及战略上的调控;
g)经营活动的决策。
4.5.4信息、数据管理有效性评价
b)总经办应于每年十二月份定期评估信息管理在质量管理工作中的作用,找出存在的问题,持续改进信息管理工作。
4.6有关信息及数据按《记录控制程序》,由相关部门予以保存。
5.1记录控制程序dh/qp-4.2.4
5.2与顾客有关要求的评审程序dh/qp-7.2
5.3统计技术的应用dh/qc-8.4-01
6.1信息单qr/zb-35
图例:信息工作流程示意图
重要问题
部门或分公司自报
重要问题
总经办对口信息员
总经办综合信息科科长
总经办主任
总裁助理级部门经理级
董事长
备注:
1、信息管理的原则是客观性、真实性、及时性、公正性、有效性。
2、信息的流程首先是各部门、分子公司当天将各部门、分子公司所完成的工作情况传递给总经办对口信息员。
3、总经办信息员对信息去伪存真、删减增添,并至少能够作出浅度分析,最后将信息整理汇报给总经办综合信息科。
4、总经办综合信息科将信息进一步处理分析,提炼出关键信息及深度分析,并分成部门经理级阅读信息、总裁助理级阅读信息、董事长阅读给总经办主任。
地产信息管理制度汇编地产信息化建设篇二
通过对沟通管理、信息管理、数据管理,及时、准确地收集、传递及反馈有关信息,开展数据统计和分析,识别改进的机会,确保质量管理体系持续的适宜和有效。
3.1总经办是本公司信息和数据分析的管理归口部门。负责有关质量管理体系的信息管理、外部有关信息数据收集和分析管理。
3.2各职能部门根据其职能管辖范围,收集和分析相关信息、数据,并实施管理。
4.1沟通管理
4.1.1总经办是公司信息管理中心,依此建立的信息网络构成了内、外部沟通的系统,通过内外部沟通实现本公司质量管理活动。
4.1.2各部门负责按本规定要求,开展内外部沟通活动,实施信息管理和数据分析、处理和利用。
4.1.3内部沟通
a)内部沟通的形式:
内部网络--发布共享信息,实现行政、业务管理沟通;
表式文件沟通--公司的表式文件根据其作用不同,可分为业务报表和体系表式二大类,执行《记录控制程序》的要求,各职能管理部门负责设计并规定业务报表及其传递要求,实现业务和体系信息的沟通和传递。
4.1.4外部沟通
通过外部沟通,了解和掌握顾客的需求、市场需求和市场动态,并及时将顾客的需求转化为对服务质量控制的要求。
4.2信息
信息是以事实为依据,实施质量管理、进行决策的基础资源,信息由量化信息和非量化信息构成。
4.2.1信息源的分类
a)内部信息源:来自公司内部的信息;(管理活动、内部沟通的信息)
b)外部信息源:来自公司外部相关方的信息(供方、顾客、合作者或社会等方面的信息)。
4.2.2外部信息主要包括:
a)法律、法规及行政管理部门的信息;
b)市场情报和业内动态的信息;
c)相关方的信息:
供方的信息(物资供方、施工方、提供服务供方的资信、能力、业绩)
投资商、业主、社会的信息(需求、期望、社会发展及趋势)
d)顾客对本公司提供的工程产品、营销服务的评价信息(顾客满意、顾客投诉、顾客建议)。
4.2.3内部信息主要包括:
a)公司质量方针质量目标贯彻、实施方面的信息;
b)质量管理体系运行方面信息(内审、管理评审);
c)工程产品质量的监测及其分析、处置方面的信息;
d)营销服务过程及服务质量的监测及其分析、处置方面的信息;
e)开发项目调研、策划方面的信息;
f)工程产品特性、服务特性实现及其开发策划方面的信息;
g)工程产品质量动态、销售动态分析及其控制方面的信息;
h)持续改进,纠正和预防措施及实施方面的信息;
j)人力资源管理方面的信息。
4.3信息的管理
4.3.1各职能管理部门负责收集各自职责范围内相关的信息。
4.3.2信息的识别
a)信息的形式可以是书面材料及其他介质形式;
b)对收集的信息,收集部门应进行核证,把由于人为原因造成的失真信息筛选剔除,保证传递信息的真实性。
4.3.3信息的分类
根据信息的特征及其对质量活动的影响程度,信息可分为常规信息和异常信息。
a)异常信息
重大的工程质量、安全事故:(包括施工单位)
突发性事件且构成对公司的声誉和形象影响的事件;
违反有关管理规定构成的责任事故(质量、安全);
顾客投诉或抱怨并已构成严重不合格事件;
体系发生严重不合格。
b)常规信息
经营活动、质量活动中获取的大量的非异常信息。
4.4信息的受理和处置
4.4.1常规信息的受理和处置
c)信息的沟通和传递
横向传递的信息:经部门负责人审核后按质量活动规定的`沟通渠道,在相关部门间交流。
4.4.2异常信息的受理和处置
由信息获取部门编制'信息单':
a)顾客投诉--报营销部受理处置;
d)异常信息的全部处置资料必须报总经办备案。
4.5数据分析
数据即量化信息。对量化信息的开发和利用,应采用数理统计技术,从中寻找数据变化的规律。
4.5.1数据的范围
数据主要来自对市场的调研和预测、体系运行过程的监视和分析、工程建设管理营销过程的监测和分析、工程产品和服务结果的监测及分析、顾客反馈的统计和分析等活动。
4.5.2数据的收集
通过信息网络渠道,系统地收集数据,应做到:准确、完整、及时。使数据能如实地反映客观事实的特征及变化情况,便于及时分析、有效地确定并采取改进措施。减少或避免损失。
4.5.4数据的分析和利用
b)销售趋势以及对营销策略的调整;
d)质量意识、经营理念与市场规律的符合性,以及企业文件建设;
e)持续改进的有效性的必要性;
f)对供方控制的有效性,以及战略上的调控;
g)经营活动的决策。
4.5.4信息、数据管理有效性评价
b)总经办应于每年十二月份定期评估信息管理在质量管理工作中的作用,找出存在的问题,持续改进信息管理工作。
4.6有关信息及数据按《记录控制程序》,由相关部门予以保存。
5.1记录控制程序dh/qp-4.2.4
5.2与顾客有关要求的评审程序dh/qp-7.2
5.3统计技术的应用dh/qc-8.4-01
6.1信息单qr/zb-35
图例:信息工作流程示意图
重要问题
部门或分公司自报
重要问题
总经办对口信息员
总经办综合信息科科长
总经办主任
总裁助理级部门经理级
董事长
备注:
1、信息管理的原则是客观性、真实性、及时性、公正性、有效性。
2、信息的流程首先是各部门、分子公司当天将各部门、分子公司所完成的工作情况传递给总经办对口信息员。
3、总经办信息员对信息去伪存真、删减增添,并至少能够作出浅度分析,最后将信息整理汇报给总经办综合信息科。
4、总经办综合信息科将信息进一步处理分析,提炼出关键信息及深度分析,并分成部门经理级阅读信息、总裁助理级阅读信息、董事长阅读给总经办主任。
地产信息管理制度汇编地产信息化建设篇三
1、应用信息系统包括目前集团使用的协同办公系统、项目管理系统、财务系统、供应链系统等以及今后集团所上的所有信息系统。在集团本部固定办公场所工作的员工,可通过局域网直接访问系统。各地区公司和外出办公员工,在条件允许的情况下,可通过互联网访问系统。
使用应用信息系统处理各项事务的效力即办公事务的过程和所产生的结果,与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。
2、系统使用管理
①严格保密,不对任何人泄漏自己的密码,关闭电脑操作系统中的自动保存密码的功能。
②所有系统成员均需设置登录帐户及密码,密码长度应为6位以上,至少每三个月更改一次密码。
③委托他人代为处理自己的工作,要采用授权的形式。
④每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的'事务和结果承担责任。
2.2为了不影响各应用信息系统的使用,并提高办公效率,请尽量减少在系统中存放个人音频、视频、照片等大量消耗系统资源的信息。
2.3对于存储空间明显异常的账号,总裁办将向所在中心、各部门发出警告通知,并在本人在场的情况下,登录系统做内容检查。
2.4全体员工的计算机建议设置相关系统的开机自动运行程序,以免遗漏工作信息,例如协同办公系统可以利用a6系统精灵实现自动登录功能。使用各相关信息系统的员工,均应在工作时间内使系统处于正常运行状态,以便及时处理各种工作。
3、信息发布要求
3.1对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息,在发布的同时,发布人还应进行备份,以避免信息丢失。
3.2为实现信息的畅通,发布人需按职责和权限及要求,发布相关信息;员工参加讨论及沟通、交流时,严禁在信息系统上发布不健康的内容;凡是涉密的内容未经许可不得在信息系统上发布。
3.3公司总裁办有权对网上输入输出信息进行监控、修改和删除,或要求用户修改和删除。
3.4集团各中心、各部门在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档,应严格设置安全保密权限,各类人员要按保密级别上传,不能以公告、调查、请示、报告方式上传。
4、信息安全管理
4.1全体员工在使用信息系统的过程中,禁止上传带有病毒的文件,以避免资料中毒、损坏或丢失。对所有外来的磁盘、电子邮件等均需进行病毒检测后方可使用。
4.2发生急办或重大信息,除在信息系统上发布外,还应及时采用有效的通讯方式进行沟通,传递。重要的信息应该在本地电脑上或数据光盘中进行备份。
4.3系统使用过程中发现的异常情况,例如:密码被盗等,应及时与信息系统管理员联系,减少损失。
供给第三方,否则将按照有关规定追究其责任,特殊需要须经公司领导批准。
4.5为保证公司网络正常运行,公司员工上班时间不允许使用迅雷、电驴等p2p下载软件下载数据以影响正常网络正常运行。若需下载与工作业务有关的数据须经部门领导同意,报总裁办监控备查,对于上班时间未报部门领导及信息部同意擅自使用迅雷、电驴等p2p软件下载者,由总裁办查封该主机上网权限,并报其上级领导予以行政处分。
5、系统维护管理
集团各中心、各部门在使用应用系统的过程中遇到的技术问题,应及时向系统维护人员反馈。在经过总裁办软件工程师维护后,遇到的技术问题解决不了的,应与软件提供商联系,进行维护。
1、系统盘(默认是c盘,包括'我的文档')内请勿随意存放重要文档,当操作系统出问题的时,系统盘的东西很有可能会丢失。
2、计算机外部设备不使用时,应关掉外部设备的电源。禁止长期打开不使用的外部设备电源,显示器应设置节能模式,要求做到人走机关,下班时关机。
3、不可在机器正常工作时搬动机器,不可以频繁开关计算机,两次开机时间间隔至少应为10秒钟。
4、应尽量保持自己使用鼠标、键盘、显示器机箱表面的清洁。
5、公司的相关系统及其它正版软件一律不外借;不得在电脑上安装各类游戏软件。
6、不得随意增加、删改计算机主要设备的驱动程序,不得随意增加、删除计算机主要设备的驱动程序,不得自行修改计算机ip地址。
7、重要的公用程序(应用软件)不允许任意复制,防止出现版权纠纷。
8、所有计算机必须安装防病毒系统。
1、公司一切网线、网络设备设专门机构和专人负责维修处理,其他人未经许可一律不得私自拆卸、自行维修,否则一切后果由当事人承担全部责任。
2、全体员工必须爱护网内所有资源,必须正常使用网络资源,按操作规程操作;严禁异常关机,以免造成系统损坏或数据丢失。
3、禁止在计算机网络中进行任何干扰网络用户,破坏网络服务和网络设备等行为。
4、恒大地产集团设备机房内不准会客,严禁吸烟、用餐,保持机房设备、用具的整洁,保证机房应有的温度、湿度、洁净度。
5、无关人员未经值班领导批准,不准进入机房;外单位人员须经主管领导同意,在机房工作人员的陪同下方可进入机房。
对于熟练使用系统,处理事件效率高,积极组织参与,并对信息系统运行有贡献的人员和集体,集团要进行奖励,并作为绩效考核和先进模范评选的条件之一。
1、禁止利用计算机玩游戏、聊天、看电影;禁止浏览进入xx、色情、xx等非法网站、浏览非法信息以及利用电子信箱收发有关上述内容的邮件;不得通过互联网或光盘下载安装传播病毒以及黑客程序。
2、严禁任何人员利用公司网络及电子邮件传播xx、黄色、不健康及有损企业形象的信息。
3、任何人员以各种形式盗取他人口令及公司机密以及以各种方式对公司网络软硬件破坏的行为。
4、对有关的系统软件和应用软件进行非法复制、传播、或用于其它商业用途的,造成严重影响的。
5、利用公司计算机网络从事
危害国家安全,泄露国家、公司机密等活动的;利用公司计算机网络进行任何干扰网络用户,破坏网络服务和网络设备活动的。
6、未遵守公司有关保密规定,在国际联网的计算机信息系统中存储、处理、传递,或在电子公告系统、聊天室、网络新闻组上发布、谈论和传播公司秘密信息的,泄露公司机密,严重影响公司形象的。
1、电话会议的账号和密码由总裁办专人保管,未经总裁办许可,严禁任何人随意建立、使用电话会议,不得向无关人员泄露。确因工作需要方可告知相关会议建立人员,电话会议结束后须立即挂断电话,任何人不得将电话会议内容泄露给其他无关人员。
2、使用视频会议须按流程提前一天进行申请,并及时通知与会方提前做好相应的准备。在视频会议期间除视频工程师因工作需要对会议进行监控外,其他人员一律不得对会议进行监听。
3、视频会议的音频、视频根据需要进行录像并保存。视频监控录像保存有效期为6天,视频会议录像保存有效期为30天。日常部门会议或培训录像资料的提取,须经会议召开部门领导审批同意。涉及集团营销、资金、工程、招标等敏感内容会议录像的提取须经集团副总裁以上领导批准,并提交证明材料,由总裁办视频工程师协助提取。
4、存有视频会议录像的部门或员工必须严密保管录像资料,未经集团副总裁以上领导批准,不得对视频会议录像进行复制、分发,不得外借他人,否则追究相关人员责任。
5、为保障办公区所有自动门机械部件的正常运作,在自动门的开关过程中,禁止任何人为阻挡行为。总裁办定期对展厅的设备维护与管理,制定相关的展厅管理办法和使用操作指引,负责对相关使用人员进行培训等。
6、严禁随意调整会议是桌面话筒(拧松或扳动);严禁会议桌面上的水源靠近电源以及话筒插孔;严禁将会议室设备设施私自带出会议室;严禁在未知会总裁办视频工程师情况下擅自使用会议室电子设备。
7、会议室使用后,使用部门要及时通知总裁办相关技术人员清点设施,关闭各种电器,如发现设备故障和公物损坏,追究使用部门相关人员的责任。维护人员应及时修理、补充,确保会议室设备正常使用。
8、开通/关闭长途电话:
(一)因工作需要开通国内、国际、港澳长途电话的人员,须报分管总裁办的公司领导批准。
(二)原则上各部门正职以上领导允许开通国内长途,每个部门根据工作需要开通一部长途电话作为部门公用电话。
(三)各部门长途电话如果因人事变动或其他原因而不再使用的,必须立即向总裁办提出停用申请,如造成损失的,追究其部门负责人的责任。
地产信息管理制度汇编地产信息化建设篇四
第一条为更好地掌握和利用信息,使信息管理科学化、制度化,为xx城房地产集团有限公司(以下简称公司)的决策提供及时、有效的依据,并使公司内部管理和沟通顺畅,特制定本制度。
第二条本制度中的信息管理,是指与公司经营管理有密切联系的信息收集、分析和有效利用。
第四条本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第五条信息收集的种类
(一)法律法规和各类重大政策;
(二)与本行业相关的市场信息;
(四)公司本部经营管理中的各类信息;
(五)各单位及分、子公司工作进展状况;
(七)其它各类信息。
第六条信息报送的内容、范围和渠道
(一)新出台的全国性、地区性、行业性的法律法规和各类重大政策;
(二)同行业中出现的新思路、新方法、新经验;
(三)为领导或公司决策而提供的多方面意见和建议;
(四)公司各部门、各分、子公司对公司推行政策的反馈、执行情况;
(五)公司各部门、各分、子公司工作进展状况和需要解决的问题;
(六)影响全局的倾向性、苗头性、预测性信息;
(七)公司各个层面在沟通交流中产生的'信息;
(八)员工思想动态以及员工生活中的热点、难点问题;
(九)公司指定的各种调研信息;
(十)其它信息。
第七条信息报送原则
(一)及时、准确、全面;
(二)突出重点、提高质量、适用对路;
(三)超前性、预见性;
(四)实事求是、不回避问题信息。
第八条信息报送的质量要求
(一)反映的事件应真实可靠、有根有据;重大事件上报前,应认真核实;
(二)信息中的事例、数字、单位应准确无误;
(三)急事:要事和突发事件应迅速报送,必要时应连续报送;
(七)主题鲜明,言简意赅,力求用简炼的文字和数据说明情况;
(八)反映问题要有一定的广度和深度,注重反馈各部门、各地区工作的新情况、新问题和新思路;尽量做到有分析、有预测、有建议。
第九条信息采编渠道
(一)政府部门或行业主管部门下发的各类文件资料;
(二)报纸、杂志;
(三)互联网和公司系统网络;
(四)口头传递;
(五)总经理信箱;
(六)其它渠道。
(一)《一周要情》
《一周要情》是公司实施有效管理的重要途径,采编内容为公务信息,主要是及时有效地反映公司各部门和各分、子公司业务进展、管理动态、项目当地的政策或市场情况等内容。
各部门和各分、子公司的一周信息必须于每周四下午下班前传真或电邮至综合管理部。各单位(部门)不得借故推诿延迟信息的报送。
(二)内部报纸、报刊
内部报纸、报刊是编制除公务信息以外公司内部信息的主要途径,反映公司主要业绩、重点工作、主要措施、存在问题、员工思想动态等内容。
(三)剪报
报纸、报刊的剪辑是公司详细了解外部信息的重要途径之一。各有关部门或人员应根据工作性质和特点收集与公司相关的报纸、报刊信息资料,并将其分类整理成册。剪报上应标明出处和具体日期。每年5月底之前整理后交综合管理部归档保存。
第十一条信息的利用
(三)公司各级管理人员应有效利用各类信息,加强各个层面的沟通,以增强公司的凝聚力。
第十二条信息的管理
(一)信息采编人员
1、公司应指定部门或人员负责每周信息的采编。
2、综合管理部负责向各部门和各分、子公司催收一周信息,并负责公司所有信息的整理与汇编;同时信息采编人员负责定期收集网上相关信息,汇编并交综合管理部负责人审核后,提供领导参考。
3、信息采编人员素质
(1)工作认真负责,具有一定的洞察力和敏捷的思维;
(2)对信息工作有一定的敏感度,了解政策情况和市场动态;
(3)熟悉公司发展目标,领会公司领导在工作中的想法和意图;
(4)善于进入角色,站在公司发展的高度观察分析问题。
(二)系统网络与技术设备
公司系统网络是公司员工了解各类信息的窗口,公司各部门应及时在系统网络上公布相关业务动态,及时更新信息。综合管理部应指定人员负责系统网络的建设与维护,保证网络的畅通安全,并根据不同层级设置安全措施,保证公司各级管理人员随时查阅、掌握相关信息。
公司系统网络的建设是实现公司无纸化办公的必要条件,也是公司领导迅速有效地掌握公司发展情况的重要途径,公司应加强系统网络的建设,不断提高信息化管理水平。
(三)总经理信箱
总经理信箱是保证上下沟通顺畅的主要渠道,也是真实反映员工思想、情绪、工作状态的重要途径。公司应分别在办公场所和系统网络上设立总经理信箱,方便员工反映意见与建议。
第十三条信息考核
信息管理工作应纳入各部门和分、子公司的绩效考核范畴,公司不走期地开展检查,表扬先进、鞭策后进。
第十四条本制度由综合管理部负责解释和修订。
