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电子档案管理办法中国科学院篇一
在“绿色通道”政策的执行过程中，会产生大量相关电子档案，为规范有序的管理这些档案，特制定本办法。
一、设备管理
1、班组交接班前，接班班长负责检查本班组“绿色通道”专用相机、电池、充电器等设备，确保设备能正常工作，如发现问题及时上报。
2、相机属“绿色通道”验货专用，使用时要爱护，不得随意损坏，未经站领导同意不准借与他人使用，当班人员不准任意调整相机参数。
3、无“绿色通道”车辆时，相机由当班班长负责放置在收费亭内。
4、下班后当班班长处理完当天“绿色通道”电子图片后，相机、移动硬盘、数据线等存放在内业室，未经站领导同意不得私自挪用。
二、拍照规范
1、验货人员拍照前，首先确保身穿反光背心，车辆停在验货点，监控员控制广场摄像头监督验货全过程记录，锥形标摆放在“绿色通道”车辆后面以确保安全。
2、一般车辆拍照顺序为前车头、车辆全景、左右车身、车尾、车顶，共六张照片；其中车头与车尾相片中必须显示清晰的车牌号码，左右车身能看清货物的装载情况，车顶照片能显示货物种类以及有无混装。
3、特殊车辆拍照时，车头、车尾、车辆全景、左右车身的照片必不可少，如遇到厢式货车，则照片中必须显示其车厢内货物装载情况；如遇到运输猪、牛、羊等活牲口的车可以简化拍照程序，但每辆车必须至少拍六张照片。
4、验货员拍照时身体不能移动，手不能颤动，照片拍完后负责将所拍照片浏览一遍，确保照片质量。
三、存储流程
1、下班后，“绿色通道”车辆照片电子档案由当班班长负责保存在内业室电脑中，并在指定移动硬盘里备份，监控员负责保存当班“绿色通道”验货录像。
2、保存照片时以月份日期为第一目录，二级目录是白班夜班，三级目录是车牌号，每天该车照片放置在以其车牌号为名称的文件夹内。例如：有7月1日白班13：00，车牌号豫s00001车辆照片a、b、c、d、e、f，保存时文件夹名称顺序是：
2011年绿色通道 →电子档案 → 豫s00001 → 20110701-13 → a、b、c、d、e、f，备份时将文件夹<20110701-13>复制到移动硬盘相关目录中即可。保存完毕后再浏览一遍，确保每个车辆保存有六张照片，每张照片图像清晰。
3、验货录像保存在监控室电脑中，按照月份日期保存，保存前先查看验货时间，确保保存的录像中能显示整个验货过程。
电子档案管理办法中国科学院篇二
邑等档案室实行电子化管理实施方案
数字档案室
指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。文档一体化原则
各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。
统筹规划原则
数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。
确保安全原则
各位教师应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。
网络建设
1档案数据网建设
档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照bmb17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。2接入单位办公网和业务网
档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。3数据交换
数据网与办公网、业务网的数据交换采用移动硬盘等介质实现。
软件系统建设
1应选择技术成熟、前瞻性好、后期维护有保障的操作系统和数据库管理系统，构建档案室基础管理平台。选择适宜的操作系统。采用与硬件选型相匹配的主流操作系统。选择适宜的数据库管理系统。目录数据推荐采用关系型数据库存储管理，其他数据可根据需要选用相应的数据库存储管理。应根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、运行稳定、数据安全的档案管理应用平台。5 电子文件归档管理系统
是单位办公自动化系统的组成部分，应按照gb/t 18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。6 数字档案室管理系统
应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。7 档案进馆和报送管理系统
按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式，按照国家规定的档案数据及其目录数据格式要求，整理应进馆的档案、资料及现行文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。8 档案查询利用系统
在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。电子文件归档管理系统和档案查询利用系统是单位办公自动化系统的子系统，应与办公自动化系统实现无缝连接。数字档案室一般应基于中间件技术，将业务规则逻辑与后台数据存储处理和前台展现程序进行分离，构架数据库服务器处理数据，应用服务器处理具体业务逻辑，客户端负责和用户交互的三层体系开发应用平台。
数据库建设
1数据库种类
档案室应建立面向全部室藏档案的档案资料目录数据库和电子档案数据库，集中存储管理数字档案数据信息。2 档案资料目录数据库
室藏档案应按照da/t18和db37/t53的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级目录数据库。
室藏资料应按照gb3792.1和gb3792.2的规定设计著录项目，建立资料目录数据库。3 电子档案数据库
根据gb/t18894和国家及省制发的电子文件管理规定组织建立电子档案数据库。档案数据量大、种类丰富的单位可以区分类型建立数据库，分别存储文本型、图像型、图形型、音频型、视频型等电子档案数据。电子档案数据应与其目录数据进行有效挂接。4 数据采集和加工 档案资料目录数据的采集
按照da/t18和db37/t536的规定采集档案目录数据。按照gb3792.1和gb3792.2的规定采集图书资料目录数据。5 电子档案数据的采集 6 电子文件收集归档
单位应按照国家及省有关电子文件归档管理的规定，建立健全电子文件归档管理体制和责任体系，采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。
归档文本型电子文件推荐采用xml格式，可以收集pdf、rtf、txt格式文档；图像型电子文件推荐采用tiff或jpeg格式；音频型电子文件推荐采用mp3或wav格式；视频型电子文件推荐采用mpeg2或avi格式。7 档案数字化加工
档案室应有计划地采用成熟的数字化技术对室藏非电子档案进行数字化加工。纸质档案按照da/t31的规定进行数字化加工。
照片档案采用扫描方式进行数字化时，彩色照片宜采用“rgb”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；扫描仪光学分辨率应不低于600dpi；扫描后的照片应保存为tiff格式，采用lzw格式压缩；扫描图像缩放比应为100%。
录音带数字化时应选用44.1khz，16bit来进行立体声采样。数字化后存储格式应为wav或mp3。
录像带数字化时数据传输率应不低于4mb/s，采用mpeg2压缩存储标准。
数据管理与维护 应指定专人负责档案数据的维护与管理。2 数据入库
电子档案及其目录数据应进行齐全性、准确性、完整性、安全性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。3 数据修改
入库后的档案数据一般不能修改。入库数据确有错误，应形成书面报告，按相关制度的程序规定批准后方能修改。.4数据备份
档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存。并定期进行更新备份。有条件的单位，宜采用双机热备加磁盘阵列柜存储管理。5数据删除
入库数据不能随意删除。经价值鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度的程序规定审批同意后，按要求删除数据。删除数据应形成纸质记录存档。
查询利用 单位办公自动化系统应设置非涉密档案在线查询利用的功能链接。档案室应利用本单位办公网实现非涉密档案在线查询利用；利用电子邮件或其他通讯方式实现非在线查询利用。3 涉密档案不能上网利用。应建立完善的网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。编制提供本单位基础数字、重要工作和重大事件等信息资料，通过办公网络提供档案信息服务。
安全管理
1物理安全
档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件；采用温湿度自动控制系统，使库房温度保持在17—20℃之间，相对湿度保持在35%—45%之间；设置门控系统、监控报警系统，配备磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护ups系统等外围辅助设备，健全环境安全和介质安全等功能，确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。电子档案库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。有条件的单位应建造标准的电子档案库房。2数据安全
档案室应健全系统备份、容灾恢复和电磁兼容等功能，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测
等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。3 计算机病毒防治
采用国家有关主管部门审验通过的查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。4 网络入侵防护
采用通过国家鉴定的防火墙设备构建网络防护体系，并通过网络入侵检测设备，对网络可疑访问进行记录、跟踪，与防火墙及网络交换机联动，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。5系统漏洞扫描防护
通过系统漏洞扫描系统，主动查找网络中存在的各种漏洞，及时采取相应的补救措施，避免可能引起的破坏。6 身份鉴别
采用各种有效措施对通过网络进行在线移交、信息检索等活动进行身份鉴别，保证用户身份的合法性。7访问控制
通过网络硬件设备和软件组合功能对用户进行操作权的限制，包括功能权限制和数据权限制，主要防范用户的越权访问。8 信息加密
包括传输加密和存储加密。网络设备应支持相应的加密协议。9安全审计
利用数据库、操作系统、安全保密产品和应用软件的审计功能进行安全审计、评估。10 保密管理
应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家有关保密规定切实做好保密管理。
制度建设 电子文件归档制度
明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量要求等。
2档案数字化规程
明确规定本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。档案安全保密制度
明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围。档案数据网上查询利用制度
明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。5 档案数据管理维护制度
明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。6 电子档案鉴定销毁制度
明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。7 档案数据网和信息设备维护使用制度
明确规定档案数据网操作管理要求和程序方法，规定计算机等信息设备维护使用要求。
施工、监理与验收 数字档案室应根据国家有关规定，由具有信息系统工程施工资质的公司进行施工，并聘请具有信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。档案管理软件系统和数据安全管理，均应通过省档案局专业验收。
邑等档案室实行电子化管理实施方案
邑等完小
电子档案管理办法中国科学院篇三
电子档案管理办法
为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。
一、电子档案的管理原则
1、我单位电子档案实行集中统一管理。
2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。
3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。
4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。
二、电子档案归档范围
1、各科室办公自动化系统中（oa）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。
2、在经营中形成的各种电子档案。
3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。
三、电子档案归档要求
1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。
2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。
3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。
4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。
5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。
四、电子档案管理要求
1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。
2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。
3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。
五、电子档案的利用
1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。
2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。
3、电子档案的载体不得外借。
六、电子档案归档时间
电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。
七、电子档案保管期限
电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。
八、电子档案的销毁
电子档案销毁,按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。
电子档案管理办法中国科学院篇四
电子文件归档与电子档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。
第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。
第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1
归档。
第九条 基本术语解释
（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存
储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（dvd、vcd）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信
息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息
和元数据等无缺损。
（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利
用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。
（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格
式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。
第二章 电子文件的收集与积累
第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归
档范围和有参考价值的均应收集归档。
第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。
（一）电子文件稿本
电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子
文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时
需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作
完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
主要收集积累正式版本的电子文件。
（二）电子文件信息类型
要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。
1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格
文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以word、excel、rtf、txt为通用格式。
2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图
像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收
集。扫描型电子文件以jpeg、tiff为通用格式。
3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以mpeg、avi为通用格式。
5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式。
6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。
7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以dbf、xls文件为通用格式。
8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。
对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。
第十二条收集积累要求
（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件
应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。
第十三条 收集、积累方法
（一）及时按照要求制作电子文件备份。
（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
第四章 电子文件的归档
第十四条 电子文件归档范围
电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（web网页）、数字化的影像文件、声音文件、cad图形文件等电子文件收集积累归档。
第十五条 电子文件归档
（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理
部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。
（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。
（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。
第十六条 电子文件的鉴定
（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。
（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。
第五章 电子档案的保管
第十七条 归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。
第十八条 档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。
第十九条 保管的归档电子文件要采用专门的保护技术手段。归档电子文件载体要注意防磁、防光、防尘、有害气体等，并注意温度和湿度控制，防止强磁干扰。
电子档案管理办法中国科学院篇五
文化委电子文件和电子档案管理办法
为适应档案管理的需要，确保各种文件的安全性、可靠性和保密性，按照国家档案局及区档案局电子档案工作要求，结合我文化委工作的实际情况，制定本办法。
一、归档范围
电子文档归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。具体包括：
1、在计算机中产生和处理的文书文件、报表数据。
2、在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。
3、信息及计算机程序类文件，包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用说明书等。
二、分工与负责
电子文件的形成、积累、鉴定归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由各科室专人负责。
1、电子文件的形成科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。
2、计算机管理员负责对电子档案的技术环境、相关 软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等提供技术服务。
3、档案管理部门负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。
三、归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档及电子文件内容相同的纸质文件在次年2月底完成并移交综合档案室实行集中统一管理。
四、归档要求
1、归档前应由文件形成科室对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见，如文件形成科室采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。
2、具有保存价值的电子文件，必须生成纸质文件，进行归档时，电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一并归档。
3、将带有归档标识的电子文件集中，制成数据库，拷贝到耐久性载体，一式两份。对于加密电子文件，应解密后完成上述工作。
4、软磁盘不可作为归档电子文件长期的载体。
5、存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编 号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
6、电子文件的机读目录、相关软件、说明等一并归档，并附归档电子文件登记表。
7、原电子文件数据库载体在完成电子文件归档后保留一年。
五、收集与整理
1、在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中，采取签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性。
2、建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份、存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转储到受档案部门控制的存储器上。
3、对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档部门进行组盘、并建立盘内文件目录。
4、对电子档案载体的著录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档部门、备注等。载体类型：磁盘、磁带、光盘
光盘：按不同的载体类型分别编制流水号。保管期限：记录该载体内电子文件的保管期限 归档部门：记录归档部门名称
5、对电子档案文件的著录内容包括：文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等。对文件的著录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。
六、鉴定与销毁
（一）对电子文件的鉴定：归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括：
1、对电子文件的原始性、真实性的鉴定：确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件是否是组成完成的系统的档案文件。
2、确定电子文件的价值和保存期限。并依此删除已收集积累但无保存价值的电子文件予以销毁。
3、在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。
（二）对电子文件档案的鉴定：内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把丢失保存价值的电子档案剔除销毁。
（三）电子档案的销毁，应参照纸质档案的规定和程序执行。非保密电子档案可进行逻辑删除；属于机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同 储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
七、质检与移交
1、对电子档案质量检验：档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否被正常读取、打开或运行时，有无被感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单一致。
2、对电子文件载体的检验：为保证电子档案检验工作的进行，档案部门应配备相应的处理设备。电子档案存储载体每两年要机读抽验一次，不少于归档总数40%的载体均应接受检验。
3、电子档案的移交：归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上签字。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。
八、保管、统计与利用
1、电子档案的载体的保管应采用专门的保护设备，直立存放在避光、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17—20度，相对湿度控制在35%—46%。并由专人负责定期检查、复制。
2、电子档案统计：按对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。
3、电子档案利用的要求：封存的电子档案不得外 借，未经批准任何人不得擅自复制电子档案；保密电子档案的利用参照纸质档案的国家有关规定执行。
