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企业采购与付款活动 采购与付款的会计分录篇一
企业采购是指购买物资并支付价款的行为。由于目前企业的采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致了企业生产停滞或资源浪费。下面是yjbys小编分享的一些相关资料，供大家参考。
由于企业采购与付款业务频繁，环节比较多，很容易产生漏洞，因此内部控制显得尤为重要。内部控制的目的：保障采购业务合法和资产安全，采购业务必须符合国家法律规定，所使用的合同也都要符合我国法律规定;所谓采购的资产安全性就是付款的同时要获取相应的货物，并且保证付款的真实性和严密性，保证采购业务的适应性和提高经济效益。所谓适应性，就是说采购业务适应管理、生产以及销售的需求;采购业务在满足企业需求的基础上，要最大程度地降低成本，减少损失，提高经济效益，此外还要防止因个人私利行为所导致的资产损失。
2、1制定计划
企业应该控制采购预算，对于采购项目，物资部门要严格按照预算进行采购，对于预算外的采购，需要报批审核，审核通过后才可以进行采购。建立采购申请制度，根据采购物资的类型，确定管理的部门，并且授予权限，明确工作人员职责，制定相应的采购程序。建立严格的'审批制度，避免多头采购或分散采购，提高采购效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。制定采购计划，对采购的项目进行合理的授权。日常所需如原材料和零配件等物资的采购，应以预算为前提，正确填写请购单进行审批，请购单应该注明请购的部门，物品的名称、数量、规格、用途以及到货日期等重要信息。如果采购申请不符合企业规定，应拒绝批准。重要物资的采购需要经过决策才能进行。由于采购的物资品种多涉及金额大，因此要避免盲目采购造成积压。
2、2订购
采购部门应清楚地知道订购量，从哪里订购，何时发订货单。以上三个方面确定之后，将信息反馈给请购部门、财务部门、仓库等。采购部门根据审批后的请购单，及时与供应商签订合同，合同要列出物资的名称、单价、数量、规格、折扣条件、交货方式、交货日期以及售后服务等，采购合同必须由授权人审核同意后，签名盖章才能生效。采购合同一式四份，一份给供货商，一份给采购部门，一份给会计部门，一份给仓库，从而保证发货、合同执行、监督和验收物品以及核对发票的工作顺利进行。订货单发出之前，要核查是否审批，确保订货单的有效性。
2、3验收货物
企业应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式。物资到达企业后，应由生产部门、质检部门及仓库按照合同，对采购货物的名称、数量、规格以及质量等内容进行检验，确认无误后进行签收。控制货物验收可以控制购买环节，同时还要控制存货。因此企业应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。
2、4付款控制
企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证和审批程序等内容，审核无误后按合同规定及时办理付款。同时要重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现问题，应当拒绝付款，避免出现资金损失。企业财会部门在付款过程中，要严格审核采购发票、结算凭证和验收证明等资料的真实性、合法性以及有效性，发现虚假的发票，应查明原因，及时报告处理。企业应该加强应付账款、预付账款和定金的管理。综合分析预付账款的期限、合理性及风险情况，发现问题应当及时采取措施。对于已经到期应付账款，必须经过审批才可支付。建立退货管理制度，明确规定退货的条件及退货的手续等。企业应当加强对购买、验收及付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、入库凭证、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。此外还要定期与供应商进行往来款项的核对。
3、1、岗位控制
建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责和权限，确保采购业务的不相容岗位相分离，制约并形成有效监督。在采购业务中，要分工的岗位有：申请与审批;询价与确定供应商;采购合同的签订、审核与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款的审批与付款的执行。总之不能由同一个部门或个人办理采购与付款的全过程。
3、2规范采购付款业务授权批准制度
一般情况下，生产部门会根据顾客的订单或者通过分析销售预测和存货要求来决定生产授权。特别授权只允许特定的人员提出请购。合同以及采购物资的支付必须由专人审批。
总之，企业应在实际工作中，根据采购与付款的特点，不断完善修订内部会计控制制度，以保证企业经营活动的有序高效进行，提高企业的经济效益。
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